Specifiek rapport voor beveiliging

U stelt een specifiek rapport voor beveiliging op, bijvoorbeeld na een incident. Het is belangrijk om deze vaardigheid goed onder de knie te hebben. U doet examen in Specifiek Rapporteren bij de Stichting Vakbekwaamheid Particuliere Beveiligingsorganisaties (SVPB), dus het is belangrijk om u daarop goed voor te bereiden.

Twijfelt u aan het specifiek rapport voor beveiliging SVPB-examen? Dan bieden we een Specifiek Rapporteren training om u daarbij te helpen. We trainen de specifieke vaardigheden en behandelen alles wat er belangrijk is rondom specifieke rapportages. Het doel? Ervoor zorgen dat u de rapportages goed kunt opstellen. Met die kennis en vaardigheden maakt u het examen, met een veel grotere kans om in één keer te slagen.

Waarom Specifiek Rapporteren?

Tijdens de training behandelen we natuurlijk het doel van Specifiek Rapporteren, net als wat het precies inhoudt. Het gaat om een officieel document, waarin u als beveiliger gedetailleerd verslag doet van een incident tijdens de dienst. Het doel is om feitelijk en chronologisch te beschrijven wat er is gebeurd. U deelt uw waarnemingen en eventuele acties, om die zowel intern als extern (met de politie en justitie) te delen.

Houd er rekening mee dat een specifiek rapport kan dienen als juridisch bewijs in rechtszaken. Daarom is het belangrijk om de rapportages nauwkeurig, objectief en volledig op te stellen.

Structuur van een specifiek rapport voor beveiliging

Studenten die we voorbereiden op het Specifiek Rapporteren SVPB-examen binnen de beveiligingsopleiding leren we een handig ezelsbruggetje. Het gaat om de AVONDBAR-methode, die uitlegt wat de structuur van het rapport zou moeten zijn:

• Aan: de persoon of afdeling aan wie het rapport is gericht
• Van: naam en functie van de rapporteur (uw naam)
• Onderwerp: een specifieke titel die het incident beschrijft
• Nummer: uniek rapportnummer voor referentie
• Datum: datum van het incident en het opstellen van het rapport
• Bijlagen: eventuele aanvullende documenten of bewijsstukken
• Afschriften: personen of afdelingen die een kopie van het rapport ontvangen
• Rapport: het daadwerkelijke verslag van het incident

Voor de inhoud van het rapport gaat u aan de slag met een openingszin, uw waarnemingen, eventuele acties en de afsluiting.

Begin met de openingszin, die in ieder geval de dag, datum, het tijdstip en de exacte locatie van het incident moet bevatten. Vervolgens beschrijft u objectief wat u heeft gezien, gehoord, geroken of op een andere manier heeft waargenomen. Beschrijf dat altijd feitelijk, dus zonder subjectieve interpretaties.

Geef daarna aan welke acties of stappen u heeft ondernomen, in reactie op het incident. Sluit uiteindelijk af met eventuele vervolgacties. Vermeld ook uw naam, functie, de datum en zet een handtekening onder het specifieke rapport. 

Een paar handige tips

Tijdens de training voor een specifiek rapport binnen de beveiliging opleiding delen we natuurlijk zoveel mogelijk tips. Daarmee bereiden we u graag voor op het SVPB-examen, om de kans zo groot mogelijk te maken om dit in één keer te halen.

Dit zijn de belangrijkste tips die we bespreken:

• Pas de AVONDBAR-structuur toe
  Gebruik de AVONDBAR-structuur, om rapporten steeds op dezelfde manier op te stellen. Bovendien houdt dat het rapport overzichtelijk. Tijdens de training behandelen we deze structuur, om die vanzelfsprekend te maken.
• Blijf altijd objectief
  Beschrijf alleen de feiten, zonder uw mening of eventuele aannames. Controleer na het opstellen of u alleen feiten heeft genoemd. Probeer de ‘advocaat van de duivel’ te spelen, om uw eigen rapport onderuit te halen. Pas als dit niet meer lukt is het een goed rapport.
• Wees nauwkeurig en volledig
  Neem in ieder geval alle relevante details in het specifieke rapport op, om niets over het hoofd te zien. Vermeld sowieso tijdstippen, namen en de locaties.
• Gebruik duidelijke en korte zinnen
  Vermijd jargon en schrijf duidelijke en korte zinnen. Maak het niet onnodig complex, omdat dit tot verwarring kan leiden.
• Controleer op spelling en grammatica
  Een foutloos rapport verhoogt de professionaliteit en draagt op die manier bij aan de geloofwaardigheid.

FAQ: veelgestelde vragen over specifiek rapporteren voor beveiliging

• Waarom is specifiek rapporteren voor beveiliging zo belangrijk?
  Een Specifiek Rapport geldt als officiële documentatie van een incident. Het wordt gebruikt voor de interne verslaglegging, voor verzekeringsclaims en zelfs voor juridische procedures. Daarom is het belangrijk om hier zorgvuldig mee om te gaan en tijdens de training voldoende vaardigheden op te doen.
• Wat zijn de grootste fouten die beveiligers maken bij specifiek rapporteren?
  Veelvoorkomende fouten in specifieke rapporten zijn bijvoorbeeld een gebrek aan objectiviteit, onvolledige informatie en onduidelijke en lange zinnen. Daarnaast worden soms spelfouten of grammaticale fouten gemaakt. Dat zijn geen inhoudelijke fouten, maar draagt niet bij aan de geloofwaardigheid.
• Hoe zorg ik ervoor dat mijn specifieke rapport correct en volledig is?
  Stel het rapport op volgens de AVONDBAR-structuur. Vermeld alleen feiten (zonder aannames). Schrijf in korte en duidelijke zinnen. Controleer of u in ieder geval de datum, tijd, locatie, betrokkenen en uw waarnemingen heeft genoteerd. 

Stel ons uw vragen
Of bel ons op telefoonnummer 030 410 03 01.